DOKUZ EYLÜL ÜNİVERSİTESİ
ULUSLARARASI AKADEMİK İLİŞKİLER
KOORDİNATÖRLÜĞÜ YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Başlangıç Hükümleri
Amaç
MADDE 1- (1) Bu yönerge, Dokuz Eylül Üniversitesi Uluslararası Akademik İlişkiler Koordinatörlüğünün amaçları, faaliyet ve sorumluluk alanları ile yönetim ve çalışma yapısına ilişkin usul ve esasları düzenlemek amacıyla hazırlanmıştır.

Kapsam
MADDE 2- (1) Bu yönerge; Dokuz Eylül Üniversitesi Uluslararası Akademik İlişkiler Koordinatörlüğünün Erasmus+, Mevlana ve Farabi kapsamında yürütülen değişim programları, mutabakat zabıtları kapsamında yürütülen değişim programları ve diğer uluslararasılaşma faaliyetleri ile ilgili iş ve işlemlerin yürütülmesine ilişkin usul ve esasları kapsar.

(2) Uluslararası Öğrenci Koordinatörlüğünün faaliyet alanlarına giren konular ile bilimsel araştırma projelerinin koordinasyonu bu yönergenin kapsamı dışındadır.

Dayanak
MADDE 3- (1) Bu Yönerge, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu madde 4/c ve madde 14 hükmü, Avrupa Komisyonu tarafından Üniversitemize verilmiş olan “Erasmus Üniversite Beyannamesi (ECHE)”, Avrupa Birliği (AB) Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı ile her yıl imzalanan KA130, KA131 ve KA171 proje hibe sözleşmeleri, AB Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı -Ulusal Ajans- tarafından Erasmus+ Uygulama El
Kitabı’nda belirlenen şartlar, Mevlana Değişim Programına İlişkin Yönetmelik, Yükseköğretim Kurumları Arasında Öğrenci ve Öğretim Üyesi Değişim Programına İlişkin Yönetmelik, Dokuz Eylül Üniversitesi Lisans ve Lisansüstü Eğitim Yönetmeliğine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar
MADDE 4- (1) Bu Yönergede geçen;
a) Birim: Dokuz Eylül Üniversitesinin akademik birimlerini (Fakültelerini, Enstitülerini, Yüksekokullarını, Meslek Yüksekokullarını, Koordinatörlüklerini),
b) Birim Erasmus+ Sorumlusu: Birim Yöneticisi tarafından görevlendirilen birim sorumlusunu,
c) Birim Yöneticisi: Üniversitenin akademik birimlerinin yöneticileri (Dekanlarını, Enstitü Müdürlerini, Yüksekokul Müdürlerini, Meslek Yüksekokul Müdürlerini, Koordinatörleri)
ç) Değişim Programları: Erasmus+, Mevlana, Farabi ve Yükseköğretim Kurulu tarafından tanınan uluslararası üniversiteler ile Dokuz Eylül Üniversitesi arasında düzenlenen mutabakat zabıtları kapsamında yürütülen değişim programlarını; bu programlardan yararlananlarla ilişkili diğer uluslararasılaşma faaliyetleri kapsamında yürütülmekte olan öğrenci, akademik ve idari personel değişim programlarını,
d) Erasmus+: Avrupa Birliği’nin eğitim, gençlik ve spor alanlarını kapsayan hibe programını,
e) Farabi Değişim Programı: Yükseköğretim kurumları arasında öğrenci ve öğretim üyesi değişim programını,
f) Hibe: Değişim programları çerçevesinde ilgili kurum tarafından, herhangi bir geri ödeme zorunluluğu olmaksızın Koordinatörlüğe sağlanan finansal desteği,
g) Koordinatörlük: Dokuz Eylül Üniversitesi Uluslararası Akademik İlişkiler Koordinatörlüğünü,
ğ) Koordinatör: Uluslararası Akademik İlişkiler Koordinatörünü,
h) Koordinatör Yardımcıları: Uluslararası Akademik İlişkiler Koordinatörünün yardımcılarını,
ı) Mutabakat zaptı: Dokuz Eylül Üniversitesi ile Yükseköğretim Kurulu tarafından tanınan diğer uluslararası üniversiteler, akademik kurumlar veya araştırma kurumları arasında akademik ve bilimsel iş birlikleri hakkında tarafların karşılıklı anlaşmaya vardığı ve iş birliğinin kapsamı, sorumlulukları ile koşullarını belirleyen anlaşmayı,
i) Mevlana Değişim Programı: Yurtiçindeki yükseköğretim kurumları ile yurtdışındaki yükseköğretim kurumları arasında protokol kapsamında yapılan öğrenci ve öğretim elemanı değişim programını,
j) Rektör: Dokuz Eylül Üniversitesi Rektörünü,
k) Rektör Yardımcısı: Dokuz Eylül Üniversitesinin Uluslararası Akademik İlişkiler Koordinatörlüğünden sorumlu Rektör yardımcısını,
l) Senato: Dokuz Eylül Üniversitesi Senatosunu,
m) Sözleşmeli Personel: Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı Ulusal Ajans tarafından Erasmus+ Uygulama El Kitabı’nda belirtilen en az personel sayısını karşılamak üzere istihdam edilen belirli süreli sözleşmeli personeli,
n) Ulusal Ajans: Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik programlarından yararlanan ülkelerde Programların yürütülmesi amacıyla Avrupa Komisyonu ile imzalanan anlaşmaların hükümleri doğrultusunda tesis edilmiş kurumu,
o) Uluslararası Danışma Kurulu: Üniversitenin uluslararasılaşma stratejilerini geliştirmek, uluslararası iş birliklerini ve ortaklıklarını güçlendirmek amacıyla kurulmuş, çeşitli disiplinlerden uzmanların yer aldığı kurulu,
ö) Üniversite: Dokuz Eylül Üniversitesini, ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Koordinatörlüğün Amaçları ve Görevleri
Koordinatörlüğün Amaçları
MADDE 5- (1)
a) Üniversitenin uluslararasılaşma stratejisinin hazırlanmasına, uluslararasılaşma hedeflerine ulaşmasına, Yükseköğretim Kurulu Yükseköğretimde Uluslararasılaşma Stratejisi ve ilgili Yükseköğretim Kurulu mevzuatının birimler arasında yaygınlaştırılmasına katkıda bulunmak,
b) Erasmus+, Mevlana ve Farabi değişim programlarını yürütmek,
c) Yükseköğretim Kurulu tarafından tanınan uluslararası üniversiteler/araştırma kurumları ile Dokuz Eylül Üniversitesi arasında düzenlenecek mutabakat zabıtları süreçlerini yürütmek,
ç) Yurtiçi ve yurtdışında gerçekleştirilen uluslararasılaşma ve yönergede belirtilen değişim programları ile ilgili toplantı ve benzeri faaliyetlerde temsil görevini yerine getirmektir.

Koordinatörlüğün Görevleri
MADDE 6-(1)
a) Erasmus+ KA130, KA131 ve KA171 Ulusal Ajans proje başvuru ve kabul işlemlerini her proje dönemi yürütür.
b) Erasmus+ öğrenci, akademisyen ve idari personel hareketlilikleri seçim sürecinin koordinasyonunu ve işlemlerin genel takibini yürütür.
c) Bu yönergede belirtilen değişim programları çerçevesinde Üniversitemize gelen öğrencilerin Üniversiteyi tanımalarına yardımcı olmak amacıyla oryantasyon toplantıları, kültürler arası etkileşimi artırıcı ve bilgilendirici etkinlikler düzenler.
ç) Bu yönergede belirtilen değişim programları çerçevesinde Üniversitemize gelen ve giden akademik, idari personel ile öğrencilere yönelik işlemleri yürütür ve raporlar.
d) Üniversitenin uluslararasılaşma stratejisini görünür kılmak amacıyla yılda iki kez ‘Dokuz Eylül Üniversitesi Global Bülteni’nin içeriğini diğer akademik birimler ile iş birliği içerisinde hazırlar ve çevrimiçi olarak yayımlar.
e) Erasmus+, Mevlana ve Farabi değişim programlarının faaliyet raporu ve ara dönem raporlarının hazırlanması işlemlerini yürütür.
f) Erasmus+, Mevlana ve Farabi değişim programlarına ait iş ve işlemleri yürütür.
g) KA131 kapsamında Karma Yoğun Program (Blended Intensive Program – BiP) başvurusunu Erasmus+ proje başvurusu sırasında gerçekleştirir. Üniversite içerisindeki Akademik Birimler arasında dengeli dağılımı gözeterek ilgili proje dönemi içerisinde BiP yürütücü Birim seçim ve atama sürecini yürütür, BiP hibesinin etkin ve verimli
kullanımını sağlamak için gerekli denetlemeleri yapar.
ğ) Yurtdışındaki üniversiteler, üniversitelere bağlı birimler, araştırma merkezleri ve benzeri kurumlarla akademik personel, öğrenci ve idari personel değişimini gerçekleştirmek için gerekli girişimlerde bulunur, bu amaçla ikili ve çok taraflı mutabakat zabıtlarının ilgili mevzuat gereğince hazırlanmış iş akış şemalarına uygun olarak imzalanması ile ilgili işlemleri yürütür.
h) Halihazırda Dokuz Eylül Üniversitesi ile arasında mutabakat zaptı bulunan üniversiteler/araştırma kurumları ile mevcut anlaşmaları genişletmeye yönelik ek anlaşmalar için ilgili kurumlar ile Üniversite arasındaki iletişim ve koordinasyonu sağlar.
ı) Üniversitenin uluslararasılaşma stratejisine katkı sağlayan Uluslararası Danışma Kurulu’nun oluşturulması ve toplanması ile ilgili iş ve işlemleri yürütür.
i) Diğer birimler, kuruluşlar ve üst yönetim ile ilişkileri düzenler.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Teşkilat Yapısı
Koordinatörlüğün Organları
MADDE 7- (1) Koordinatörlüğün organları şunlardır:
a) Koordinatör
b) Koordinatör yardımcıları
MADDE 8- (1) Koordinatör, Üniversitenin öğretim elemanları arasından Rektör tarafından üç yıl süre ile görevlendirilir ve aynı usul ile görevden alınabilir. Süresi biten Koordinatör tekrar görevlendirilebilir. Koordinatör, Koordinatörlüğün tüm çalışmalarından Rektöre karşı sorumludur.
(2) Koordinatör tarafından önerilen Üniversite öğretim elemanlarından ikisi Koordinatör yardımcısı olarak Rektör tarafından görevlendirilir. Koordinatör yardımcılarının görevi, Koordinatörün görev süresi bittiğinde kendiliğinden sona erer. Koordinatörün görevi başında bulunmadığı zamanlarda yerine yardımcılarından biri vekalet eder.

Koordinatörün Görevleri
MADDE 9- (1)
a) Koordinatörlüğü yurtiçinde ve yurtdışında alanı ile ilgili etkinliklerde temsil etmek,
b) Yönergede belirtilen faaliyet alanlarına ilişkin görevleri yürütmek,
c) Koordinatörlüğün faaliyet raporunu hazırlamak ve Rektöre sunmak,
ç) Koordinatörlüğün idari işlerini yürütmek, gerekli koordinasyon ve denetimi sağlamak,
d) Erasmus+, Farabi ve Mevlana projeleri kapsamında dağıtılan hibelerin ilgili mevzuata uygun olarak, amaca uygun, etkin ve verimli biçimde kullanılmasını sağlamak,
e) İlgili mevzuatla verilen diğer görevleri yapmak.

Birim Erasmus+ Sorumlularının Oluşumu ve Görevleri
MADDE 10- (1) Birim Erasmus+ Sorumlusu, Fakülteler, Enstitüler, Yüksekokullar, ve Mes lekYüksekokulları tarafından görevlendirilecek en az bir akademik personelden oluşur.
(2) Birim Erasmus+ Sorumluları ile Uluslararası Akademik İlişkiler Koordinatörlüğü her eğitim öğretim yılında en az 1 (bir) kez toplanır. Koordinatörlük, gerekli durumlarda Birim Erasmus+ Sorumlularını toplantıya çağırabilir.
(3) Birim Erasmus+ Sorumlularının görevleri şunlardır: a) Birim Yöneticisi tarafından Erasmus+ değişim programının yürütülmesi kapsamında verilen görevlerin ve Uluslararası Akademik İlişkiler Koordinatörlüğü tarafından iletilen taleplerin yerine getirilmesini sağlamak,
b) Sorumlu olduğu birim ile Koordinatörlük arasında bilgi akışını sağlamak,
c) Fakülteler, Enstitüler, Yüksekokullar ve Meslek Yüksekokullarından Erasmus+ değişim programından faydalanmaya hak kazanan öğrencilerin değişim programları kapsamında birimler tarafından gerçekleştirilmesi gereken işlemleri yürütmek (ders seçimi, ders değişikliği,yönetim kurulu kararı çıkarılması, karşı kurum ile iletişimi vb.)

Uluslararası Danışma Kurulunun Oluşumu ve Görevleri
MADDE 11-Uluslararası Danışma Kurulu en az 10 kişi olmak üzere şu şekilde oluşturulur:
(1) Kurul, Uluslararası Akademik İlişkiler Koordinatörü tarafından önerilen ve Rektör tarafından onaylanan; üniversite dışından olmak kaydıyla; uluslararası tanınırlığı olan işgücü piyasası ve kültür-sanat alanından temsilciler, sivil toplum örgütlerinin ve meslek kuruluşlarının temsilcileri, Türkiye dışındaki üniversitelerin yönetici veya öğretim üyeleri, uluslararası kuruluşların temsilcilerini içerir.
(2) Kurulun başkanlığı, Rektör veya görevlendirdiği kişi tarafından yürütülür.
(3) Uluslararası Danışma Kurulu üyeleri, üç yıl için seçilir.
(4) Görev süresi dolan üye, aynı usul ile yeniden seçilebilir.
(5) Kuruldan istifa eden üyenin yerine yenisi seçilir ve yeni üye, kalan süreyi tamamlar.
(6) Kurul üyeliği maddi bir karşılık beklenmeksizin gerçekleştirilir.
(7) Kurul üyeleri, Uluslararası Akademik İlişkiler Koordinatörlüğü internet sayfasında duyurulur.
(8) Toplantılarda alınan kararlar ve elde edilen veriler, Uluslararası Akademik İlişkiler Koordinatörlüğü tarafından ilgililere dağıtılır ve arşivlenir.
(9) Kurul, yılda en az bir kez ve kurul başkanının çağrısı üzerine toplanır.
(10) Kurulun gündemi kurul başkanı tarafından hazırlanır. Gündemin hazırlanmasında kurul üyelerinin önerileri de dikkate alınır. Gündem, toplantı tarihinden en az üç iş günü önce üyelere elektronik ortamda bildirilir.
(11) Uluslararası Danışma Kurulu görevleri şunlardır:
a) Uluslararasılaşma stratejisinin belirlenmesi, geliştirilmesi ve küresel ölçekte güçlendirilmesine katkı sağlamak,
b) Uluslararası gelişmeler doğrultusunda çeşitli tavsiye kararları almaktır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Son Hükümler
Personel ihtiyacı
Madde 12- (1) Koordinatörlüğün akademik, teknik ve idari personel ihtiyacı, 2547 sayılı Kanun’un 13. maddesine göre Rektör tarafından görevlendirilecek personel tarafından karşılanır.
(2) Ayrıca hibe imkanları dahilinde Koordinatör tarafından sözleşmeli personel istihdam edilmesine karar verilebilir. Sözleşmeli personelin istihdamı AB Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı -Ulusal Ajans- tarafından Erasmus+ Uygulama El Kitabı’nda belirlenen şartlara göre yapılır.

Hüküm bulunmayan hâller
Madde 13- (1) Bu Yönergede hüküm bulunmayan hâllerde, ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

Yürürlük
MADDE 14- (1) Bu Yönerge, Senato tarafından kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme
MADDE 15- (1) Bu Yönerge hükümlerini Rektör yürütür.