Yükseköğretim Kurumları Arasında Öğrenci ve Öğretim Üyesi Değişim Programına İlişkin Yönetmelik hükümlerine uygun olarak hazırlanmış olan bir Öğrenim Protokolü;
- Öğrencinin kabul eden yükseköğretim kurumunda alacağı dersler ve kredileri,
- Alacağı derslerin karşılığı olarak, DEU’deki hangi derslerin sayılacağı ve bu derslerin kredileri, Derslerin karşılıklı eşleştirilmesi (hangi ders veya derslerden geçerse, hangi ders veya derslerden geçmiş sayılacağı),
- DEU’de , sayılacak-alınacak dersler listesinin uygun olduğunu belirten yetkili imzaları,
- Kabul eden yükseköğretim kurumunun Öğrenim Protokolünde belirtilen ‘alınacak dersler’in açılacağına dair yetkili imzaları içermektedir.
Öğrenim Protokolünün Hazırlanması
Yönetmelik hükümlerine uygun olarak bir Öğrenim Protokolü hazırlamak için, aşağıdaki işlem basamakları takip edilebilir:
- Öğrencinin DEU öğrenimine devamı durumunda almakla yükümlü olduğu dersler ve kredileri, Öğrenim Protokolündeki “Sayılacak Dersler” sütununa yazılır. Derslerin belirlenmesinde, alttan alınması gereken dersler varsa, bunlara öncelik verilmelidir.
- Sayılacak derslerin karşılığı olan, kabul eden yükseköğretim kurumundaki dersler ve kredileri belirlenir ve bu dersler Öğrenim Protokolündeki “Alınacak Dersler” sütununa yazılır. Alınacak dersler, gidilen yükseköğretim kurumunda alt veya üst yarıyıllardan seçilmiş olabilir.
- Sayılacak derslerin karşılığının bulunamaması durumunda, bu dersler Öğrenim Protokolü’nden silinir. Bu durumda, öğrencinin DEU’den mezun olması için alması zorunlu derslerin tamamı dikkate alınarak, gidilen kurumun ders programından alınacak dersler belirlenir. Bu dersler, öğrencinin daha önce DEU’da takip ettiği ve başardığı dersler olamaz.
- Alınacak derslerin toplam kredisinin sayılacak derslerin toplam kredisinden düşük olması durumunda, eksik kredi mutlaka tamamlanmalıdır. Bunun için, seçmeli dersler Öğrenim Protokolü’ne eklenebilir.
- Öğrenim Protokolü tercihen her yarıyıl için ayrı olarak hazırlanmalıdır. Aksi halde, dönemlik sistem uygulanan birimlerde yıllık protokol hazırlayan öğrencilerin, ikinci yarıyıl haklarından feragat ederek DEU’ne dönmeleri halinde önemli sorunlara yol açacaktır. Ancak, zorunlu hallerde Öğrenim Protokolü yıllık da yapılabilir.
Bu durumlar;
- Yıllık program uygulayan birimler,
- Güz ve bahar yarıyıllarının derslerinin karşılıklı örtüşmesi,
- DEU’nde bir dersin kabul eden yükseköğretim kurumunda iki döneme yayılmış olması (veya tersi)
- Güz döneminde kredi eksiği ve bahar döneminde kredi fazlası (veya tersi) gibi ders denkleştirmelerinden kaynaklanan sorunlardır.
- Farabi Değişim Programı öğrencisi, kabul eden (gittiği) yükseköğretim kurumunda tüm derslerden devamsızlıktan kalması halinde aldığı bursları DEU’ne iade etmesi gerekmektedir.
Öğrenim Protokolünde Yapılacak Değişiklikler (EKLE-SİL FORMUNUN HAZIRLANMASI)
Öğrenim Protokolü, öğrenciler tarafından başvuru aşamasında hazırlandığından, ders yılı başında genellikle tekrar hazırlanması ve bir süre sonra (dersler başladıktan sonra en geç 2 hafta içinde) da değişiklik yapılması gerekmektedir. Öğrenim Protokolünde değişiklik yapılmasını gerektiren zorunluluklar:
- Protokolün yanlış hazırlanmış olması (ders uyumunun sağlanamamış olması),
- Yükseköğretim kurumlarının internet sayfalarında derslerle ilgili bilgilerin eksik veya güncel olmaması,
- Açılacak seçmeli derslerdeki değişiklikler
- Kabul eden yükseköğretim kurumlarında sonradan yapılan program değişiklikleri vb.
Bu durumlarda, Öğrenim Protokolünün “Ders Programında Yapılacak Değişiklikler” bölümündeki kabul eden ve gönderen yükseköğretim kurumu sütunlarına;
- Daha önce hazırlanmış ve onaylanmış olan Öğrenim Protokolü’nden “Silinecek Dersler”
- Silinen derslerin yerine “Eklenecek Dersler” yazılır.
İlk protokolde birden fazla dersin birbirine eşleştirilmiş olması durumunda, yapılan değişikliklerde buna dikkat edilmeli ve eşleştirilmemiş ders kalmamalıdır.
Farabi Değişim Programı’nın Tamamlanması
Değişimi tamamlayan öğrencinin belgeleri (Not Çizelgesi (Transkript) ve Katılım Belgesi), kabul eden yükseköğretim kurumu tarafından DEU’ne iletilir.
Kabul eden yükseköğretim kurumunun gönderdiği öğrenci notları, DEU Farabi Koordinasyon Ofisi’ne gönderilir, oradan da ilgili akademik birimin öğrenci işleri ile ilgili birime gönderilir, böylece öğrenciye ait not bilgileri sistemine aktarılır. Kabul eden yükseköğretim kurumunun geçme notu esas alınır.
Öğrenci, öğrenimini tamamladıktan sonraki 15 gün içinde Öğrenci Nihai Raporunu DEU Farabi Koordinasyon Ofisine iletmekle yükümlüdür.
Farabi Değişim süresini tamamlayan öğrenciye ödenecek olan %30’luk kalan burs ödemesi başarı durumuna göre hesaplanır ve ödenir.
Başarı Hesaplanması (Öğrenci İşleri Birimi ve Kurul )
- Öğrencinin kabul eden yükseköğretim kurumundaki “Alınacak Derslerden” aldığı notları, öğrenim protokolünde bu derslerin karşılığında yazılan “Sayılacak Derslere” aynen işlenir. Yükseköğretim kurumlarında uygulanan not sistemlerinin ve eşleştirilen derslerin sayılarının farklı olması nedeniyle, not belirlemede aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir:
- Öğrenim Protokolünde yer alan derslerle ilgili öğrenci başarısı, kabul eden yükseköğretim kurumunun yönetmelik hükümlerine göre ve bu yükseköğretim kurumu tarafından belirlenir. Öğrenciyi gönderen yükseköğretim kurumu bu kararı değiştiremez.
- Kabul eden ve gönderen yükseköğretim kurumlarının her ikisinde de yüzlük sistemin uygulanması durumunda, alınacak dersin notu sayılacak dersin karşılığına aynen işlenir. Ancak, alınacak/sayılacak derslerin sayılarının (bir dersin iki derse, iki dersin bir derse eşleştirilmesi gibi) ve geçme notunun farklı olması halinde, aşağıda belirtildiği gibi uygulama yapılmalıdır:
- Kabul eden yükseköğretim kurumunda alınan “geçer” notun, gönderen yükseköğretim kurumunda “kalır” olması halinde; öğrencinin “geçer” notu, gönderen Yükseköğretim Kurumunda da “geçer” nota intibak ettirilmelidir.
- İki sayılacak ders ile bir alınacak ders eşleştirilmiş ise, alınacak dersin başarı notu sayılacak derslere sistemsel olarak mümkün olabiliyorsa aynen işlenir
- iki sayılacak ders ile bir alınacak ders eşleştirilmiş ise, alınacak dersin başarı notu sayılacak derslere sistemsel olarak mümkün olabiliyorsa aynen işlenir.
- iki alınacak dersin bir sayılacak derse eşleştirilmiş olması durumunda, alınacak derslerdeki başarının ağırlıklı ortalaması alınarak sayılacak dersin başarısı belirlenir.
- Yükseköğretim kurumlardan birinin 4’lük; diğerinin 100’lük sistem uygulaması durumunda, iki sistemin dönüştürülmesinde YÖK çizelgeleri ve yükseköğretim kurumlarının kendi yönerge veya yönetmeliklerinde belirtilen dönüşüm tabloları esas alınır.
- Harf notu uygulandığı durumlarda mutlak başarı notu değil, o notun harf karşılığı kabul eden kurumca verilen harf notu karşılığı esas alınır. Farklı başarı değerlendirme sistemlerinin kullanıldığı durumlarda karşılaştırma tabloları tanınma belgesine eklenebilir.
